Wydruki pod kontrolą

W każdym przedsiębiorstwie wykonywanych jest wiele wydruków. Część z nich jest nadmiarowa. Są to zarówno dokumenty, które wystarczyłoby, aby istniały w wersji elektronicznej, jak również wydruki będące nadużyciami ze strony pracowników. Już sam fakt, że pracownicy wiedzą, iż są kontrolowani powoduje ograniczenie ilości wydruków o około 30%.

Przeznaczenie

Printoscope jest zaawansowanym sieciowym rozwiązaniem służącym do monitorowania ilości oraz kosztów wydruków wykonywanych przez sieciowe i lokalne urządzenia drukujące. Program pozwala na zliczanie i zarządzanie wszelkimi wydrukami wykonywanymi na lokalnych i sieciowych urządzeniach drukujących. Efektem wyjściowym analizy danych zebranych w systemie jest optymalizacja kosztów wydruku. Printoscope ułatwia zarządzanie drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi dostarczając szeregu raportów dotyczących użytkowników, drukarek i lokalizacji.

Szczegółowe rozliczanie kosztów

System Printoscope zbiera wszystkie informacje o dokumentach, które są drukowane w firmie. Administrator dla każdego urządzenia drukującego definiuje koszt wykonania wydruku kolorowego, jak i czarno-białego oraz koszt wykorzystywanego w czasie drukowania papieru. Na etapie konfiguracji systemu Printoscope administrator odwzorowuje strukturę organizacyjną firmy oraz przypisuje do niej pracowników. W wyniku tego Printoscope umożliwia dokładne określenie kosztów wygenerowanych przez daną komórkę organizacyjną. W firmach, które prowadzą system rozliczania kosztów dane te mogą służyć obciążeniu danej komórki organizacyjnej. Natomiast w firmach nieprowadzących takich ewidencji umożliwia to kierownikowi danej komórki kontrolę nad kosztami. Printoscope również udostępnia informacje o pracownikach generujących koszty odbiegające od średniej, pozwalając wykrywać potencjalne nadużycia w firmie.

Limity i ich monitoring

Poszczególne osoby i działy mogą mieć ustalone miesięczne limity wydruków. Dostępne są dwa modele limitowania, Limity Miękkie – po przekroczeniu limitu przez pracownika Printoscope automatycznie informuje drogą elektroniczną pracownika i jego przełożonego o przekroczeniu i Limity Twarde – po przekroczeniu limitu przez danego pracownika jest mu blokowana funkcja drukowania i kopiowania. Mechanizm ten pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy.

Monitorowanie pracy urządzeń

Printoscope udostępnia informacje o drukarkach przeciążonych, niedociążonych lub generujących najwyższe koszty pozwalając na optymalizacje kosztów wydruków w ramach posiadanego sprzętu. Dodatkowo umożliwia to lepsze planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych.

Pobieranie informacji bezpośrednio z urządzeń sieciowych

Pobieranie informacji o stanie urządzeń wielofunkcyjnych jest jedną z funkcjonalności modułu Printoscope Cost Controle. Jest ona realizowana przez Skaner SNMP. Umożliwia on wyszukiwanie w sieci urządzeń, które potrafią komunikować się korzystając z protokołu SNMP. Skaner SNMP umożliwia także monitorowanie stanu wybranych urządzeń sieciowych, odczytywanie zawartości liczników (wydruków, kopi, faxów, skanów itp.) przechowywanych przez urządzenie oraz automatyczne, cykliczne rejestrowanie liczników urządzenia w bazie danych.

Współpraca z systemem SAP

Printoscope Cost Control umożliwia monitorowanie wydruków z systemu SAP R/3. Funkcjonalność tą realizuje moduł agenta dla systemu MS Windows, który to komunikuje się z serwerem SAP R/3 w celu pobrania informacji o rzeczywistych nazwach użytkowników oraz drukowanych dokumentów. Rozwiązanie to przeszło pomyślnie stosowne testy w laboratorium SAP Polska.

Zdalna instalacja i aktualizacja

Istnieje możliwość uruchomienia modułu administracyjnego, modułu raportów oraz modułu edytora limitów z dowolnej stacji roboczej przy wykorzystaniu technologii Java Web Start, poszczególne moduły uruchamiane są z poziomu przeglądarki internetowej. Ten model dystrybucji konsol modułu umożliwia łatwą instalację oraz aktualizację poszczególnych elementów.

Zarządzanie projektami

Funkcjonalność zarządzania projektami polega na definiowaniu projektów i przypisywaniu do nich kont rozliczeniowych. Projekty umożliwiają grupowanie kosztów, dla pracowników z różnych jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Każdy projekt posiada unikalną nazwę oraz może mieć określoną datę rozpoczęcia i zakończenia oraz numer PID, który jest odpowiednikiem nazwy projektu. Numer PID wykorzystywany do przypisywania prac do projektów wykonanych na urządzeniach MFD (kopie). Użytkownik w momencie wykonania wydruku określa, na który projekt wydruk ma zostać zliczany.

Współpraca z modułem Printoscope Printouts Repository

Printoscope Management Console stanowi interfejs dla modułu Printoscope Printouts Repository przy pomocy, którego możliwe jest podgląd treści drukowanych dokumentów.
Z konsoli zarządza się również uprawnieniami do poszczególnych dokumentów.

Identyfikacja użytkowników poprzez  Printoscope Desktop Authorization

Dzięki modułowi Printoscope Desktop Authorization (PDA) system Printoscope umożliwia identyfikacje użytkowników w środowiskach gdzie brak jest kontrolera domeny i nie jest zapewniona unikatowości loginów. PDA pozwala na uporządkowanie środowiska drukowania, daje jednoznaczną identyfikacje osoby drukującej oraz zapewnia właściwą klasyfikacje jej kosztów.

Cechy modułu Printoscope Cost Control:

Funkcjonalność

• Monitorowanie wydruków wykonywanych w sieciach LAN obsługiwanych przez MS Windows zarówno na stacjach roboczych, jak i na serwerach wydruków
• Monitorowanie wydruków obsługiwanych przez kolejkowy system wydruków oraz system NDPS w sieci Novell NetWare 4, 5 i 6
• Monitorowanie wydruków z systemów wydruków CUPS i LP (dla systemów z rodzin UNIX, Linux , Solaris, AIX)
• Monitorowanie pracy urządzeń bezpośrednio podłączonych do komputera, jak i podłączonych przez sieć
• Możliwość definiowania dowolnej ilości szablonów drukarek
• Możliwość utworzenia struktury organizacyjnej firmy lub jej import i synchronizacja z zewnętrznego systemu (Typowo ADS, NDS, LDAP, OpenLDAP)
• Definiowanie nazwanych kont użytkowników z możliwością przypisania do nich dowolnej ilości kont systemowych
• Zaawansowane zarządzanie sterownikami drukarek – możliwość dezaktywacji, zmiany przypisania do drukarki
• Obsługa atrybutów wydruków i kopii: ilość stron, format papieru, typ zadruku (kolor/mono), tryb zadruku (simplex /duplex) oraz rozdzielczość wydruku
• Zaawansowana obsługa podajników papieru (możliwość przypisania dowolnego typu papieru do wskazanego podajnika)
• Zaawansowany system filtrowania danych
• Limity użytkowników oraz jednostek organizacyjnych – system rejestracji zdarzeń poprzez e-mail
• Koszty papieru oraz wydruku, w tym obsługa trybu dwustronnego wydruku (duplex)
• Kontrola pracy agentów na stacjach roboczych użytkowników
• Użycie wielu sterowników dla każdej drukarki
• Możliwość sprawdzenia statystyk dla nieprzypisanych sterowników
• Pobieranie informacji z urządzeń sieciowych poprzez protokół SNMP
• Współpraca z systemem SAP w zakresie pobierania nazw użytkowników oraz drukowanych dokumentów
• Zdalna instalacja i aktualizacja konsol modułu poprzez mechanizm Java Web Start
• Możliwość przypisywania wybranych prac do określonych projektów
• Komunikacja pomiędzy Agentem dla systemu MS Windows, a serwerem w postaci zaszyfrowanej (poprzez protokół SSL)
• Możliwość wyboru preferowanej bazy danych (PostgreSQL, MS SQL Server)
• Możliwość eksport danych użytkowników (loginy, numer karty, pin) do modułu   Printoscope Terminal Server
• Współpraca z modułem Printoscope Terminal Server pozwala na obsługę urządzeń wielofunkcyjnych (zliczanie kosztów wykonywanych kopii)

Administracja

• Łatwa instalacja i administracja
• Import danych dotyczących użytkowników z innych systemów
• Wielojęzykowość (dostępne wersje: angielska, niemiecka i polska)
• Definiowanie operatorów systemu i ich autoryzacja
• Definiowanie sił haseł dla operatorów systemu

Raportowanie

• Eksport danych do innych programów (html, csv, pdf, xls)
• Ponad 60 raportów o użytkownikach, drukarkach, limitach itp.
• Intuicyjny mechanizm raportowania oparty o kreator
• Część raportów dostępna w formie graficznej
• Możliwość wykonywania raportów za dowolny okres